Cómo hacer una reunión productiva

No importa qué departamento, no importa qué tipo de empresa, casi la totalidad de las reuniones de trabajo acaban siendo un desastre.

A pesar de ello no podemos librarnos de ellas y es que, a fin de cuentas, los beneficios de una reunión son superiores a sus costes por mucha frustración que nos generen. Hoy os presento una serie de consejos para que vuestras reuniones sean productivas:

1. Cuidado con las reuniones "anuncio": Si convocas una reunión que carece de objetivos, cuestiona la validez de dicha reunión, sobre todo si es recurrente. Una reunión que simplemente pretende poner al día la situación de ciertos asuntos puede sustituirse mediante una llamada o un email.
2. Elimina las reuniones en lunes: Juntar al equipo por el mero hecho de ser lunes es una tontería. Todos tenemos el email lleno el lunes por la mañana. Las reuniones automáticas acaban por convertirse en reuniones "anuncio".
3. Finaliza resumiendo las acciones que se van a tomar: Este ejercicio dura poco más de un minuto. Al repasar las conclusiones evitamos olvidarnos de acciones acordadas durante la reunión y permite asignar correctamente las responsabilidades a cada integrante del equipo.
4. Expresa los objetivos de la reunión al inicio de la misma: ¿Por qué estamos aquí y qué se supone que debemos lograr? El líder de la reunión es el responsable de dirigir la reunión y exponer los objetivos.
5. Acorta la duración de la reunión: Se ha demostrado que las reuniones breves son más productivas. Consejo práctico: Programa una reunión de una hora, pero luego convoca por duración de 50 minutos.
6. Si has de elegir un momento para una reunión que sea un martes a las tres de la tarde: Un estudio demostró que ese es el momento con mayor disponibilidad para una reunión. Por tanto este estudio sugiere que hay días y horas de la semana más apropiados para tu equipo. Esto no es seguro al 100%, pero vale la pena tenerlo en cuenta :)